PER FACILITARE EFFICACI RIUNIONI ON LINE
Da quando tutto si è fermato a causa della pandemia del coronavirus il mondo, tutti noi, ci siamo adattati – secondo le differenti situazioni e contesti – alle limitazioni della mobilità generate dal lockdown imposto dalle autorità in termini cautelativi .
Per quelli che professionalmente erano abituati ad interagire in team e gruppo questo ha voluto dire spostare la quasi totalità delle riunioni e degli incontri su piattaforme quali Skype, Zoom, o Jitzi, solo per citarne alcune. Ma ne esistono molte altre ancora.
E’ ovvio che spostare il nostro lavoro in presenza ad una situazione virtuale dove si interagisce con microfono e webcam, non è cosa di poco conto. Sia i partecipanti, sia chi facilita l’incontro, si trovano a dover gestire i consueti ostacoli comunicativi e di sostegno al processo.
A dire il vero, i nuovi ambienti di lavoro non aggravano in modo particolare la comunicazione verbale.
Sono invece la comunicazione para-verbale e non verbale che si affievoliscono, e diventano molto più rarefatte. Sarà cura del facilitatore compensare parzialmente queste carenze attraverso momenti di comunicazione verbale. Uno strumento molte semplice e creativo che il facilitatore, ma volendo anche i partecipanti, possono adottare è quello dell’uso di palette in cui sono disegnati dei simboli. Se rappresenta un codice comune e condiviso può alleggerire e migliorare l’efficacia della comunicazione.
Potremmo immaginare queste palette come l’equivalente di segnali stradali che ci avvertono e ci danno informazioni sulla strada che percorriamo. Allo stesso modo queste palette possono contenere segnali che restituiscono informazioni su come l’incontro on line sta procedendo. E’ evidente che il loro uso è condizionato dal contatto video che deve essere quantomeno assicurato. Inoltre è bene prevedere un momento iniziale dove vengono presentati e ne viene spiegato la funzione.
La foto mostra 3 palette:
- Non ti sentiamo, da usare quando uno parla a microfono spento o la connessione non permette di udirlo per altre ragioni
- Passa a …, da usare per ricordare alla persona che sta concludendo il suo intervento che deve poi deve scegliere a chi passare la parola
- Tempo 1 minuto, da usare per contenere i partecipanti che eccedono nel prendersi spazio per i loro interventi. E’ un compito importante del facilitatore che può renderlo più simpatico e comunicativo con una paletta di quel tipo
Molte altre se ne possono pensare per il facilitatore, alcuni esempi:
- Il tuo microfono è silenziato
- Facciamo una pausa di 10 minuti
- Puoi ripetere per favore, abbiamo perso la frase
- Rumori di fondo, se non parlate spegnete il microfono …
- La tua connessione non è buona
- Parla più forte
- Parla più adagio
Per i partecipanti
- Approvazione con pollice su
- Disapprovazione con pollice giù
- Devo uscire dalla connessione, appena posso rientro …
